O e-mail corporativo é uma ferramenta essencial de comunicação para a sua empresa. É através dela que ocorre a comunicação interna (colaboradores da empresa), e externa (clientes, fornecedores etc.). Contudo, muitas empresas iniciantes não investem nesse tipo de e-mail.
Ao contrário do que muitos pensam, o e-mail profissional é muito importante! Pois ele agrega características imprescindíveis para o seu negócio, como:
● Passa maior profissionalismo;
● Segurança;
● Maior controle;
● E elimina a imagem de empresa amadora
Saiba mais sobre o assunto a partir de agora
Em primeiro lugar, o e-mail corporativo deve ser um dos primeiros itens a se pensar quando se está planejando abrir uma empresa. Ele é uma representação empresarial, e deve ser usado com muita atenção.
Diferentemente de um e-mail pessoal, onde você pode ter uma linguagem mais informal.
Se você não sabe como criar um e-mail para sua empresa, nos próximos tópicos vamos esclarecer algumas das principais dúvidas! Entenda como essa ferramenta é importante, e quais os benefícios ela pode proporcionar para o seu negócio!
Como funciona o e-mail corporativo?
Você sabia que esse tipo de e-mail é uma estratégia de proteção de dados? Pois ele é um meio de proteger de certa forma contra o risco de vazamento indevido do conteúdo.
Diferentemente do e-mail pessoal, onde a maioria das pessoas não sabem, mas os termos de uso deixam em evidência a possibilidade de divulgação das informações.
Ou seja, o e-mail pessoal não é muito seguro, principalmente para uso empresarial. É preciso contar com um gerenciador, pois ele é a melhor garantia de sigilo de mensagens, e reputação da marca.
Com o e-mail profissional, você tem o nome de domínio da empresa. Por exemplo: Ao invés do e-mail ser agenciadwx@gmail.com.br, com o e-mail corporativo poderia ficar contato@agenciadwx.com.br.
Parece uma mudança nada relevante, todavia, ao contrário do que se imagina, faz toda a diferença! Entenda, que cada detalhe que envolve a sua empresa pode influenciar no sucesso e crescimento. Semelhantemente, assim é com o e-mail.
Você pode até iniciar seu negócio utilizando um e-mail comum. Mas conforme o tempo avançar, você vai perceber a necessidade de formalizar o seu negócio. E isso inclui a mudança do seu e-mail para profissional!
Como criar um e-mail desse tipo?
Agora, vamos abordar um assunto que muitos empresários iniciantes têm dúvida. Afinal, como criar um e-mail desse tipo? Quanto custa? O que é preciso ser feito? Enfim, são muitas dúvidas, e isso é normal!
Atualmente existem muitas opções para se criar um e-mail profissional. Você pode criar através dos chamados “provedores de e-mail profissional”. Esses provedores normalmente oferecem um pacote com hospedagem, registro de domínio e e-mail corporativo.
E você já deve ter ouvido falar de alguns deles. Confira uma lista com os mais conhecidos:
● GoDaddy
● Hostinger;
● Uol Host;
● Microsoft 365;
● Google Workspace;
● Locaweb
● KingHost.
Esses são alguns exemplos de provedores de e-mail corporativo. E os valores cobrados mensalmente podem variar. Mas gira em torno de R$5,00 a R$27,00 mensais. Vale reforçar que esses valores podem ser referentes ao 1º mês de uso.
Ou seja, é preciso conferir qual será o valor cobrado nos próximos meses. E fica a seu critério se fará o pagamento mensalmente, ou se vai optar pagar o preço total por ano.
Outro ponto a ser avaliado, é checar quais benefícios e vantagens cada um oferece. Como por exemplo: Espaço, custo-benefício, se oferece domínio grátis etc.
Quais são os benefícios do e-mail profissional?
A aquisição de domínios empresariais oferece benefícios valiosos para a sua empresa. Se você ainda não adotou essa ferramenta, veja o que ela pode fazer para o seu negócio.
● Profissionalismo: Lembre-se que você vai lidar com clientes, fornecedores, parceiros e não pode passar uma imagem amadora. É preciso credibilidade e confiança, e o e-mail profissional ajuda a construir essa imagem.
● Maior taxa de abertura: Quando o destinatário é desconhecido, a tendência é que o e-mail vá para a lixeira. Ao contrário de um e-mail
profissional, que é facilmente identificado. E dessa forma, tem mais chances de ser lido.
● Livre de anúncios: O e-mail corporativo fica livre de anúncios, diferentemente do que acontece no e-mail pessoal. Assim, com o e-mail profissional livre de propaganda, o foco dos colaboradores é maior.
● Monitoramento de dados: Esse tipo de e-mail permite a implementação de sistemas que monitoram fluxos de informações. Esse recurso permite que o gestor de TI identifique possíveis brechas de segurança.
- Comunicação ágil: Aqui é possível colocar todas as contas da empresa em um único lugar. Compartilhando a estrutura de servidores e o sistema de gerenciamento.
● Personalização: Já falamos ao longo do artigo, mas vale reforçar. Com o e-mail profissional você personaliza com o nome da sua empresa. Deixando a comunicação mais profissional!
E-mail pessoal X E-mail corporativo
A princípio, muitas empresas – principalmente os pequenos negócios- usavam o e-mail pessoal para conversas profissionais. Contudo, percebeu-se que era preciso algo mais relacionado com a empresa.
Como abordado nos tópicos anteriores, o e-mail pessoal está sujeito a “vazamento de informações” para fins publicitários. Além disso, está sujeito a mais propaganda, o que tira o foco do colaborador.
O e-mail pessoal pode ser usado para conversas entre colegas de trabalho. Já com o profissional, além de troca de e-mails ou negócios, você pode compartilhar alguma notícia que seja relevante. Nada de postar memes e brincadeiras.
Porém, existem empresas um pouco rigorosas em relação a esse tema. Então vale ler a política da empresa, e usar de bom senso!
Orientações e cuidados sobre como usar esse tipo de e-mail.
Depois que você aprendeu mais sobre o e-mail corporativo e quais são os seus benefícios, agora, é preciso aprender quais as regras e cuidados que se deve ter com o uso desse tipo de e-mail.
Claro que, existem empresas com regras mais leves, contudo, é preciso sempre estar atento a esses pontos.
● Evite gírias e regionalismos: Às vezes, usamos gírias no nosso dia a dia. Contudo, evite esse tipo de linguagem em e-mails profissionais.
● Português sem erros: Ocasionalmente erros podem acontecer, porém, evite ao máximo que isso aconteça. Sempre que, surgir dúvida, pesquise pela palavra ou substitua por outra.
● Evite a Caixa Alta: Textos em caixa alta podem passar a impressão de estar “gritando”. Se for algo importante, destaque, por exemplo: [Atenção] (Importante).
Enfim, essas são algumas dicas. E lembre-se sempre de manter a educação na troca de mensagens!